Guía de la administración

Cómo la administración de un condominio o colegio gestiona residentes y unidades, aprueba registros, publica avisos, configura áreas comunes, responde PQRS, revisa recibos y controla el chat.

Si administras un condominio o un colegio, tu lugar de trabajo en ArmorPass es el panel web. Ahí viven los residentes, las unidades, los avisos, las reservas y todo lo que le pasa a la comunidad. Esta guía recorre el panel por tareas, en el orden en que las necesitas durante la operación diaria.

Recuerda la regla de oro: ArmorPass se activa propiedad por propiedad. Tu panel ya está asociado a tu condominio o colegio, y de ahí hacia abajo todo lo administras tú.

Residentes y unidades

El corazón del panel es la lista de unidades. Cada unidad representa un apartamento, una casa o un grado del colegio, y cada una tiene sus residentes o familias asociadas.

Tareas típicas en esta vista:

1. Revisar qué unidades tienen residentes registrados y cuáles están vacías.
2. Agregar una unidad nueva cuando llegue alguien a un espacio que no existía.
3. Actualizar los datos de una unidad cuando cambia su responsable.
4. Retirar el acceso de quien se muda o se va, sin borrar su historial.

Cuando un residente se muda, retírale el acceso en su unidad. Su historial de pases queda guardado, pero deja de poder crear pases nuevos. Así la lista de personas autorizadas siempre coincide con quienes viven o estudian ahí.

Solicitudes de registro de residentes

Los residentes no se agregan solos. Cuando alguien descarga la app y busca tu condominio o colegio, su solicitud llega a tu panel y espera tu revisión.

Para cada solicitud ves el nombre de la persona, sus datos de contacto y la unidad que dice ser suya. Tu trabajo es confirmar que esa persona de verdad pertenece a esa unidad:

1. Abre la solicitud pendiente desde el panel.
2. Compara la unidad y los nombres con tus registros.
3. Si todo cuadra, apruébala. La persona recibe la confirmación y ya puede crear pases.
4. Si algo no cuadra, recházala. La persona puede corregir sus datos y volver a solicitar.

No dejes solicitudes pendientes por días: detrás de cada una hay alguien esperando poder recibir visitas. Revisa la bandeja de solicitudes al menos una vez al día.

Avisos

Los avisos son tu canal para toda la comunidad: juntas, cortes de agua, mantenimientos, recordatorios de pago. Un aviso publicado en el panel llega a los residentes dentro de la app.

Publicar toma menos de un minuto:

1. Escribe un título claro y el cuerpo del aviso.
2. Elige si aplica a toda la comunidad o solo a algunas unidades.
3. Publícalo y confírmalo en la lista de avisos activos.

La guía completa de avisos, con casos de uso y buenas prácticas, está en avisos y comunicados.

Áreas comunes y sus reglas

Cada salón social, piscina, cancha o salón de reuniones se configura una sola vez y luego se reserva solo. En el panel decides qué áreas existen y con qué reglas.

Para cada área defines:

• El horario en que se puede reservar.
• Cuántas personas caben y si se comparte con otras reservas.
• Con cuánta anticipación se reserva y hasta cuándo se puede cancelar.
• Si la reserva se aprueba sola o si quieres revisarla tú antes de confirmarla.

Si activas aprobación manual, cada reserva te llega como solicitud y el residente espera tu confirmación. Si la dejas automática, el sistema confirma al instante mientras se cumplan las reglas. La guía completa está en reservas de áreas comunes.

Encuestas

Cuando una decisión afecta a todos, pregúntales a todos. Desde el panel creas encuestas con opciones fijas, las publicas a la comunidad y ves la participación en tiempo real.

1. Crea la encuesta con su pregunta y sus opciones de respuesta.
2. Publícala para que los residentes voten desde la app.
3. Sigue la participación mientras la encuesta esté abierta.
4. Ciérrala y revisa los resultados antes de decidir.

Las encuestas funcionan muy bien junto a los avisos: anuncia la decisión tomada y enlaza la encuesta que la respalda. Detalles y ejemplos en encuestas.

PQRS

Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los residentes llegan a tu panel y quedan registradas con fecha y estado. Nada se pierde en una conversación de pasillo.

Para cada PQRS:

1. Léela y asígnale un responsable si no la atenderás tú.
2. Responde al residente desde el mismo hilo.
3. Cambia el estado a medida que avanzas: recibida, en proceso, resuelta.
4. Ciérrala cuando el residente tenga respuesta.

El valor del registro es doble: el residente ve que su caso no se cayó, y tú tienes el historial completo cuando necesites revisar cómo se manejó. La guía completa está en PQRS.

Recibos de pago

Si tu comunidad usa ArmorPass para acreditar pagos, los residentes suben su comprobante desde la app y tú lo revisas desde el panel.

El flujo es simple:

1. Revisa la bandeja de recibos pendientes.
2. Abre el comprobante y compáralo con lo que esperas de esa unidad.
3. Apruébalo si está correcto, o recházalo indicando qué falta.
4. El residente ve el resultado en la app, sin llamadas de por medio.

Conviene revisar los recibos pendientes en un horario fijo, por ejemplo cada mañana, para que nadie espere días enteros por una acreditación. Más detalles en recibos de pago.

Chat de la comunidad: público o solo administración

El chat de la comunidad tiene dos modos y tú decides cuál usar:

• Público: todos los residentes pueden ver el chat y participar. Sirve para comunidades que se conocen y se ayudan entre sí.
• Solo administración: el canal queda reservado entre cada residente y la administración. Cada conversación es privada y nadie más la ve.

El cambio lo haces desde el panel con un interruptor, y puedes alternarlo cuando la dinámica de la comunidad lo pida. Si el chat público se vuelve difícil de moderar, cambia a solo administración y las conversaciones quedan uno a uno. La guía completa está en chat de la comunidad.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una cuenta de residente para administrar? No. La administración opera desde el panel web con su propio usuario. Las cuentas de residente son para quienes viven en las unidades o tienen hijos en el colegio.

¿Puedo dar acceso al panel a más personas de la administración? Sí. Puedes invitar a otros integrantes del equipo para que te ayuden con solicitudes, PQRS y recibos, de modo que la operación no dependa de una sola persona.

¿Qué pasa si apruebo por error a una persona equivocada? Retírale el acceso a esa unidad desde el panel. Su capacidad de crear pases desaparece de inmediato y el historial queda registrado.

¿El guardia necesita que yo cree su usuario? Sí. El acceso a la app de caseta lo entrega la administración. Cuando cambien los turnos, actualiza los accesos para que solo estén activos los guardias en servicio. La guía completa está en la guía del guardia.

¿Dónde veo el registro de los ingresos? Los escaneos de la caseta quedan registrados con fecha, pase y resultado. Si necesitas reconstruir qué pasó un día específico, parte de ese registro.