Guia da administração

Como a administração de um condomínio ou escola gerencia moradores e unidades, aprova cadastros, publica avisos, configura áreas comuns, responde o SAC, revisa comprovantes e controla o chat.

Se você administra um condomínio ou uma escola, o seu local de trabalho no ArmorPass é o painel web. Nele ficam os moradores, as unidades, os avisos, as reservas e tudo o que acontece na comunidade. Este guia percorre o painel por tarefas, na ordem em que você precisa delas na operação do dia a dia.

Lembre-se da regra de ouro: o ArmorPass é ativado propriedade por propriedade. O seu painel já está vinculado ao seu condomínio ou à sua escola, e dali para baixo quem administra é você.

Moradores e unidades

O coração do painel é a lista de unidades. Cada unidade representa um apartamento, uma casa ou uma turma da escola, e cada uma tem os seus moradores ou famílias vinculados.

Tarefas típicas nesta tela:

1. Conferir quais unidades têm moradores cadastrados e quais estão vazias.
2. Adicionar uma unidade nova quando alguém chega a um espaço que não existia.
3. Atualizar os dados de uma unidade quando muda o responsável.
4. Retirar o acesso de quem se muda ou sai, sem apagar o histórico.

Quando um morador se muda, retire o acesso dele na unidade. O histórico de passes dele fica guardado, mas ele deixa de poder criar passes novos. Assim, a lista de pessoas autorizadas sempre coincide com quem mora ou estuda ali.

Solicitações de cadastro de moradores

Os moradores não se cadastram sozinhos. Quando alguém baixa o app e procura o seu condomínio ou a sua escola, a solicitação chega ao seu painel e aguarda a sua revisão.

Para cada solicitação você vê o nome da pessoa, os dados de contato e a unidade que ela diz ser dela. O seu trabalho é confirmar que essa pessoa realmente pertence a essa unidade:

1. Abra a solicitação pendente no painel.
2. Compare a unidade e os nomes com os seus registros.
3. Se tudo conferir, aprove. A pessoa recebe a confirmação e já pode criar passes.
4. Se algo não conferir, recuse. A pessoa pode corrigir os dados e solicitar de novo.

Não deixe solicitações pendentes por dias: atrás de cada uma tem alguém esperando poder receber visitas. Revise a fila de solicitações pelo menos uma vez por dia.

Avisos

Os avisos são o seu canal para toda a comunidade: assembleias, cortes de água, manutenções, lembretes de pagamento. Um aviso publicado no painel chega aos moradores dentro do app.

Publicar leva menos de um minuto:

1. Escreva um título claro e o texto do aviso.
2. Escolha se vale para toda a comunidade ou só para algumas unidades.
3. Publique e confira na lista de avisos ativos.

O guia completo de avisos, com casos de uso e boas práticas, está em avisos e comunicados.

Áreas comuns e suas regras

Cada salão de festas, piscina, quadra ou salão de reuniões é configurado uma única vez e depois se reserva sozinho. No painel você define quais áreas existem e com quais regras.

Para cada área você define:

• O horário em que pode ser reservada.
• Quantas pessoas cabem e se pode ser compartilhada com outras reservas.
• Com quanta antecedência se reserva e até quando se pode cancelar.
• Se a reserva é aprovada automaticamente ou se você prefere revisar antes de confirmar.

Se você ativar aprovação manual, cada reserva chega como solicitação e o morador aguarda a sua confirmação. Se deixar automática, o sistema confirma na hora, desde que as regras sejam cumpridas. O guia completo está em reservas de áreas comuns.

Enquetes

Quando uma decisão afeta a todos, pergunte a todos. No painel você cria enquetes com opções fixas, publica para a comunidade e acompanha a participação em tempo real.

1. Crie a enquete com a pergunta e as opções de resposta.
2. Publique para os moradores votarem pelo app.
3. Acompanhe a participação enquanto a enquete estiver aberta.
4. Feche e revise os resultados antes de decidir.

As enquetes funcionam muito bem junto com os avisos: anuncie a decisão tomada e vincule a enquete que a embasa. Detalhes e exemplos em enquetes.

SAC

Pedidos, reclamações e sugestões dos moradores chegam ao seu painel e ficam registrados com data e estado. Nada se perde em conversa de elevador.

Para cada manifestação:

1. Leia e defina um responsável, se quem vai atender não for você.
2. Responda ao morador no mesmo registro.
3. Mude o estado conforme avança: recebida, em andamento, resolvida.
4. Feche quando o morador tiver resposta.

O valor do registro é duplo: o morador vê que o caso não caiu no esquecimento, e você tem o histórico completo quando precisar revisar como foi tratado. O guia completo está em SAC.

Comprovantes de pagamento

Se a sua comunidade usa o ArmorPass para validar pagamentos, os moradores enviam o comprovante pelo app e você revisa no painel.

O fluxo é simples:

1. Revise a fila de comprovantes pendentes.
2. Abra o comprovante e compare com o esperado daquela unidade.
3. Aprove se estiver correto, ou recuse indicando o que falta.
4. O morador vê o resultado no app, sem ligações no meio do caminho.

Vale revisar os comprovantes pendentes em um horário fixo, por exemplo toda manhã, para ninguém esperar dias por uma validação. Mais detalhes em comprovantes de pagamento.

Chat do condomínio: público ou só com a administração

O chat do condomínio tem dois modos, e você escolhe qual usar:

• Público: todos os moradores podem ver o chat e participar. Serve para comunidades que se conhecem e se ajudam.
• Só com a administração: o canal fica reservado entre cada morador e a administração. Cada conversa é privada e ninguém mais a vê.

A troca é feita no painel com um toque, e você pode alternar quando a dinâmica da comunidade pedir. Se o chat público ficar difícil de moderar, mude para só com a administração e as conversas passam a ser individuais. O guia completo está em chat com a administração.

Perguntas frequentes

Preciso de conta de morador para administrar? Não. A administração opera no painel web com o próprio usuário. As contas de morador são de quem mora nas unidades ou tem filhos na escola.

Posso dar acesso ao painel para mais pessoas da administração? Sim. Você pode convidar outros integrantes da equipe para ajudar com solicitações, SAC e comprovantes, para a operação não depender de uma pessoa só.

O que acontece se eu aprovar a pessoa errada por engano? Retire o acesso dela na unidade pelo painel. A capacidade de criar passes desaparece imediatamente e o histórico fica registrado.

O porteiro precisa que eu crie o usuário dele? Sim. O acesso ao app da portaria é entregue pela administração. Quando os turnos mudarem, atualize os acessos para que só fiquem ativos os porteiros de serviço. O guia completo está no guia do porteiro.

Onde vejo o registro das entradas? Os escaneios da portaria ficam registrados com data, passe e resultado. Se você precisar reconstituir o que aconteceu em um dia específico, comece por esse registro.